Deadlines und Termine – 6 mögliche Ursachen für eine Überschreitung

Deadline und Termin Überschreitungen – mit diesen 4 Tipps bist du in der Lage mindestens 6 mögliche Ursachen für Zeitüberschreitungen vorzubeugen. Erleichtere auch dir deine Projekte leichter und zeitgerechter einzuplanen.

Deadlines und Termine

Deadlines und Termine sind 2 mächtige Wörter. Jeder kennt sie und jeder hat damit zu tun. Doch was bedeuten diese 2 Wörter im Webprojekt Bereich? Das erste mächtige Wort ist gleichzeitig eines der brutalsten – Deadline bedeutet übersetzt Todeslinie. Wenn du bis morgen deine Aufgabe nicht erledigt hast, hast du die Todeslinie überschritten, dann ist es aus mit dir. Nun, so dramatisch ist nun auch wieder nicht. Wegen einer Deadline ist noch niemand gestorben – hoffentlich nicht. Leichtfertig damit umzugehen hat schon viele das berufliche Überlegen gekostet. Nicht immer, aber sehr oft entsteht dadurch finanzieller Schaden, bei dir genauso wie bei deinem Kunden.

Was bedeutet eigentlich eine Deadline setzen?

Eine Deadline ist ein klar festgelegter Termin für ein bestimmtes Ereignis. Ein Ereignis kann die Fertigstellung eines Webprojektes sein oder aber auch der rechtzeitige Versand eines neu erstellten Newsletters. Redaktionen haben zum Beispiel einen bestimmten Zeitpunkt, wo einfach nichts mehr eingereicht werden kann, weil die Zeitung in Druck gehen muss.

Um bei einem Web-Projekt eine Deadline sinnvoll setzen zu können, musst du zuerst wissen, welche Eigenschaften das Projekt ausmacht. Es wird ein Starttermin festgelegt und ein definiertes Ende. Solche festgelegten Termine einzuhalten ist sehr wichtig, dies gibt dir die Möglichkeit bei allen Beteiligten wie dein Arbeitsumfeld und beim Kunden vertrauen aufzubauen. Dies zeigt, du bist zuverlässig und erhöht gleichzeitig deinen Kundenstamm durch eines der mächtigsten Werbemöglichkeiten überhaupt – Weiterempfehlung. Gerade diese Werbemöglichkeit ist einfach die beste, denn sie kostet dich keinen einzigen Cent.

Ich persönlich verwende das Wort Deadline nicht, wenn es sich vermeiden lässt. Sondern ich nenne es am liebsten Abgabetermin. Hört sich das nicht gleich viel positiver an? Abgabetermine können ohnehin schon stressig genug sein, da muss nicht auch noch die Bezeichnung selbst zusätzlichen Druck aufbauen.

Warum werden Deadlines überschritten – was sind die Ursachen?

Warum Deadlines bzw. Abgabetermine überschritten werden, hierfür gibt es viele Ursachen. Oft liegt es auch am Kunden, das Termine und Fristen nicht eingehalten werden können. Nicht immer liegt es an dir, nicht alles hast du in der Hand, daher bei frühzeitiger Erkennung sofort handeln. Bei schwierige oder größere Projekte kann es sehr schnell zu Verzögerungen kommen. Daher immer mal einen Blick auf vergangene Projekte werfen.

Die Einhaltung einer Deadline kann nur gewährleistet werden, wenn die Details zur Umsetzung Messbar sind. Je genauer das Konzept und wenn bereits während der Projektplanungsphasen die Details festgelegt werden, umso sicherer kann die Deadline eingehalten werden. Je detaillierter die Ziele und Zwischenziele, umso leichter ist es für dich alles zeitgerecht einzuplanen.

6 mögliche Ursachen für eine Deadline Überschreitung
6 mögliche Ursachen für eine Deadline Überschreitung

Übersicht mögliche Deadline Überschreitungen

  • falsche Zeit-Einschätzung der einzelnen Aufgaben
  • der Perfektionismus Falle hat zugeschlagen
  • zu viele Ablenkungen und zu viele Aufgaben (Multitasking) – somit wurde die
  • To-Do-Liste nicht richtig angewandt
  • Krankheitsbedingter Ausfall und keinen Ersatz für die Fertigstellung
  • Umsetzung trotz unrealistische Planung

Natürlich könnte ich da noch einige mehr Ursachen auflisten, aber dies sind die wohl häufigsten Ursachen.

4 hilfreiche Tipps, wie du deine Deadlines einhalten kannst
4 hilfreiche Tipps, wie du deine Deadlines einhalten kannst

4 hilfreiche Tipps, wie du deine Deadlines einhalten kannst

Mit diesen hilfreichen Tipps bist du in der Lage Deadline Überschreitungen vorzubeugen.

Tipp 1:
Kommuniziere deine Termine eindeutig und immer schriftlich. Eine grafische Übersicht könnte dabei sehr hilfreich sein, welche Termine zu welchen Zielen anstehen.

Tipp 2:
Plane immer ausreichend Puffer in dein Projekt ein. Projekte können sich schnell zeitlich verschieben oder ändern.

Tipp 3:
Kommuniziere die Termine immer offen mit allen Verantwortlichen. Termine, die für das gesetzte Ziel nicht realistisch sind, müssen offen dargelegt werden. Eventuell müssen zusätzliche Ressourcen eingeplant werden und wenn nötig rechtzeitige Unterstützung anfordern.

Tipp 4:
Investiere genügend Zeit in die Vorbereitung und Planung deiner Projekte. Es gibt genügend Werkzeuge, die dir dabei behilflich sein können. Ein Werkzeug davon ist eine funktionierende To-Do-Liste.

Zeit nehmen

Deadlines und Termine sind wichtig, ich glaube, darüber gibt es nun keine Zweifel mehr, oder? Genauso wichtig ist es genügend Freiräume zu haben. Freiräume fördern nicht nur die Kreativität, sondern auch die nötige Energie Projekte rascher und mit hoher Qualität abzuliefern. Wenn du den Fortschritt eines Projekts laufend analysierst und die verbleibende Arbeit gut organisierst, wird dein Projekt auch zum Abgabetermin fertiggestellt sein.

Eine richtig eingesetzte To-Do-Liste hilft dir dabei ein perfekt abgeschlossenen Projekt abzuliefern. Und was kommt dabei raus? Ganz genau: Kundenzufriedenheit.

Vorteile von Deadlines

Deadlines oder Abgabetermine wie ich sie immer nenne, haben durchaus ihre Vorteile. Was passiert, wenn es bei einem Webprojekt kein Abgabetermin gibt? Vermutlich wird sich die Umsetzung so lange hinauszögern, bis das Projekt eingestampft und als gescheitert eingestuft wird.

Bei Terminen ist es nicht anders. Termine sind wie Deadlines, extrem schlecht, wenn sie nicht eingehalten werden können. Noch viel schlimmer ist, einen Termin überhaupt zu vergessen und hinterlässt bei einem Kunden keinen sehr guten Eindruck. Auch wenn es zunächst nicht so aussieht, kann es dir nachträglich sogar schaden. Termine und Deadlines einzuhalten, ist wichtig für deine Kundenzufriedenheit.

Du siehst, Abgabetermine sind durchaus nützlich und wirken sich positive auf deine Arbeit und auf deinem Erfolg aus.

Erfahrungen zu Deadlines und Termintreue

Bei einigen meiner umgesetzten Projekte habe ich die Erfahrung gemacht, das trotz sorgfältiger Planung sich während der Umsetzung was ändern kann. Meistens kommt etwas hinzu, in den seltensten Fällen wird etwas gestrichen. Dies bedeutet natürlich Mehraufwand. Mehraufwand, der sich aber auf die Projektabgabe auswirkt. Du musst dadurch mehr Zeit einplanen. Zeit die auch dem Kunden mitgeteilt werden muss – jeder Mehraufwand bedeutet auch mehr Zeitaufwand. Mehr Zeitaufwand kann sich auf die Deadline auswirken. Wenn du das mit dem Kunden klar und verständlich kommunizierst, wirst du sehen, dass sich deine Terminplanung vereinfachen wird.

Welche Erfahrungen konntet du bisher mit deinen Kunden machen und wie gehst du damit um?

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