Wie erstelle ich eine To-Do-Liste, die auch funktioniert?

Für mich ist eine To-Do-Liste der Schlüssel zur optimalen Selbstorganisation! Warum ich davon überzeugt bin und auch für dich eine optimale Bereicherung für dein Leben sein kann, möchte ich dir nachfolgend erklären.

To-Do-Liste – ja oder nein

Sich ständig an Dinge erinnern zu müssen, kosten viel Energie und verursacht unnötigen Dauerstress. Eine To-Do-Liste ist eine Auflistung noch zu erledigende Aufgaben, die in vielen verschiedenen Formen erstellt werden kann. Sie hilft zur Selbstorganisation und soll die tägliche Arbeit effektiver und vor allem leichter regeln. Doch wie kann eine To-Do-Liste wirklich helfen und wie erstellt man eine? Mit diesem Beitrag möchte ich dir meine Vorgehensweise näher bringen und was ich dadurch für mich verändert hat.

Immer wieder bekommt man im Netz zu lesen das To-Do-Listen nicht funktionieren können und Friedhöfe für wichtige Aufgaben sind. Diese Behauptung mag bei vielen Menschen zutreffen, aber nicht bei allen. Richtig eingesetzt, kann sie dir im Alltag sehr nützlich sein.

Du kannst viele Träume und Ideen haben, aber wenn du diese nicht aufschreibst, werden sie auch nicht real. Führe sie dir ständig vor Augen, nur dann kannst du deinem Ziel näher kommen. Eine To-Do-Liste kann dir dabei helfen, deine geplanten Projekte effektiver umzusetzen und dich schneller an dein Ziel bringen und zu deinem gewünschten Erfolg verhelfen.

Zu Beginn, was ist eine To-Do-Liste nicht!

Eine To-Do-Liste ist kein Sammelsurium an Informationen oder ein Dateiablage-System und schon gar keine Projektbeschreibung. Ein To-Do muss kurz und bündig sein. Ausreichend betitelt, soll die Aufgabe ohne zusätzlichen Inhalt über die Aufgabenstellung auskommen. Was genau zu erledigen ist, hat in der Liste nichts zu suchen.

Eine To-Do-Liste ist auch keine Sammlung an Ideen. Ideen sind wichtig, egal ob du darüber nachdenkst dein Business zu erweitern oder stärken könntest, oder wie dein Garten aussehen könnte. Du hast viele Ideen? Das ist gut so und du solltest diese auch schriftlich festhalten. Nicht selten passiert es, dass einem bei der eigentlichen Planung dann die Ideen nicht mehr einfallen. Daher, festhalten – aber nicht in der To-Do-Liste. Lege dir hierfür lieber eine Ideen-Sammlung an, die du regelmäßig durchsiehst und wenn die Zeit dafür reif geworden ist, in ein Projekt umwandelst.

Keine Zeit und nie fertig, warum ist dies so?

Dieses Problem hatte ich auch. Meine Liste war Elends lang und wurde immer länger. Nicht weil ich nichts davon abgearbeitet habe, sondern weil die Liste einfach falsch organisiert war. Auch ich hatte da alles mögliche drin stehen, alles was einen Stressfreien Arbeitstag verhinderte. Daher werde nicht zu komplex und nimm dir nicht zu viel auf einmal vor. Und bitte, verstecke sie nicht. Eine Liste, die erst mit viel Aufwand zum Vorschein kommt, hilft dir nicht.

Sehr viele Personen machen auch den Fehler, dass sie zu weit nach vorne planen. Was ich eventuell, wenn überhaupt, erst in einem Jahr oder noch später vorhabe zu machen hat in einer To-Do-Liste nichts zu suchen. Meiner Meinung nach gehört dies eher in die Ideen-Sammlung und erst wenn es spruchreif ist und eine Deadline dazu gibt, ein To-Do daraus machen.

Warum habe ich angefangen meine To-Do-Liste zu organisieren?
Warum habe ich angefangen meine To-Do-Liste zu organisieren?

Warum habe ich angefangen meine To-Do-Liste neu zu organisieren?

Ab dem Zeitpunkt als ich am Ende der Woche mehr als das doppelte neuer Aufgaben stehen hatte, als ich abgearbeitet hatte. Natürlich hat es etwas gedauert, bis ich endlich dazu bereit war etwas zu ändern. Der Mensch und dazu gehöre ich wohl dazu, ist nun einmal ein Gewohnheitstier. Es ist nicht immer leicht sich zu verändern. Um sich verändern zu können, muss erst eingesehen werden das man etwas falsch macht. Wobei falsch nicht immer der passende Begriff dafür ist. Eher nicht richtig umsetzt, wäre vermutlich die passendere Aussage. Als es mich eines Tages nicht mehr interessierte was alles auf der Liste stand und auch nichts mehr hinzufügen wollte, habe ich endlich begriffen, das sich etwas ändern musste. Und dies schnellstmöglich.

Was habe ich gemacht?

Nun ich habe mir überlegt, wie ich die Liste aufsplitten könnte. So entstand eine Liste für Planungen, eine für die To-Do`s, und eine für die Ideen- und Projekte-Sammlung. Für den Blog habe ich noch eine zusätzliche Redaktion-Liste erstellt.

Meine erarbeiteten Listen

Die ganze Aufsplitterung hatte natürlich auch noch einen tollen Nebeneffekt, alles nötige wurde ausgemistet und auch gleich DSGVO konform umgesetzt. Habe ich einen Kontroll- und Organisationszwang entwickelt? Absolut nicht. Ich musste für mich feststellen, das ich mit aufgesplitterten Listen nicht nur mehr Überblick habe, sondern auch viel leichter damit arbeiten kann. Psychologischer Trick hin oder her, es hilft mir einfach enorm.

1. Ideen-Liste

Alle Ideen, welche ich gerne umsetzen möchte kommen hier rein. Selbst dann, wenn ich genau weiß, dass ich dies nie umsetzen werde oder kann – aus den verschiedensten Gründen. Aber wie heißt es so schon: sage niemals nie.

2. Projekt-Liste

Eigentlich könnte man aus der Projekte und Planungs-Liste eine daraus machen, mir wurde aber das zu lange, daher habe ich diese getrennt. Hier finden sich die kommenden und laufenden Projekte wieder. Alleine oder mit diverse Partner spielt dabei keine Rolle. Es sind Projekte, die noch keine genaue Deadline haben. Einige davon sind auch priorisiert.

3. Planungs-Liste

Die Planungs-Liste zu erstellen, war gar nicht so einfach. Immerhin wollte ich ja nicht das wieder alles auf der To-Do landet. Erst als ich für mich selbst festlegte, bis zu welchen Zeitrahmen es umgesetzt werden muss, ging alles viel einfacher. Wird ein Projekt innerhalb der nächsten sechs Monate umgesetzt, kommt es in die Planungs-Liste und die dazugehörigen Aufgaben zeitgerecht in die To-Do-Liste. Alles was viel später umgesetzt wird, landet in der Projekt-Liste.

4. Arbeits-Liste (To-Do-Liste)

Dort landen nun alle Aufgaben die in nächster Zeit zu erledigen sind, geordnet nach der Deadline. Mit wenigen Worten beschrieben und einer Statusangabe versehen ist dies alles was benötigt wird. Je vereinfachter, umso leichter und schneller kann sie abgearbeitet werden.

5. Redaktion-Liste

Die Redaktion-Liste ist rein nur für den Blog gedacht. Bei der Redaktion-Liste werden alle Artikel, die ich zeitlich bereits eingeplant habe aufgelistet. Auch an welchen Tagen ich diese bei welchen Social-Media Kanälen veröffentlichen werde. Die Planung der Artikel an sich findet in der Planungs-Liste statt. Am Ende des Jahres kann dann sehr schnell nachvollzogen werden wie viele erstellt und wie oft welche Kanäle dabei eingebunden wurden.

6 wertvolle Tipps für deine To-Do-Liste
6 wertvolle Tipps für deine To-Do-Liste

6 Tipps, damit deine To-Do-Liste genauso funktioniert wie bei mir

Gibt es die perfekte To-Do-Liste? Die perfekte To-Do-Liste, die bei jedem funktioniert, wird es sicher nicht geben. Die perfekte Liste ist die, die für dich funktioniert. Damit deine To-Do-Liste auch wirklich funktioniert habe ich wertvolle Tipps für dich:

1.Tipp: finde das passende Tool für dich und deine Aufgaben

Wenn du nur von heut auf morgen planst, genügt es, wenn du die paar Dinge auf einen Schmierzettel schreibt oder du dir nur schnell was notieren musst genügt auch ein Post-it. Alles was über einen Tag darüber hinaus geht, solltest du in einem Tool festhalten und planen. Welches Tool du verwendest, musst du für dich selbst entscheiden. Es muss auf alle Fälle im Alltag integrierbar und für dich leicht zu handhaben sein. Manche verwenden einfach nur eine Excel-Datei. Ich habe hierfür ein Programm in Verwendung, welches für mich immer und überall einsehbar ist. Egal ob ich vor dem Rechner sitze, am Tablet arbeite oder nur schnell was am Smartphone nachsehen muss. Ich kann meine Aufgaben jederzeit überarbeiten oder erweitern.

2.Tipp: all deine Aufgaben immer sofort niederschreiben

Auf vielen Websites zu diesem Thema steht als wichtigen Punkt, dass du eine To-Do-Liste unbedingt am Abend vor dem Schlafen gehen erstellen solltest. Mag durchaus Vorteile haben. Nur, wenn ich am Vormittag oder während dem Mittagessen plötzlich eine wichtige Aufgabe eingefallen ist die am nächsten Tag erledigt sein muss, werde ich diese vermutlich ab Abend schon wieder vergessen haben. Daher wenn du unnötigen Stress vermeiden möchtest, immer alle Aufgaben gleich notieren. Priorisieren kannst du diese am Abend immer noch.

3.Tipp: nicht in Miniaufgaben verlieren

Auch dies ist in unzähligen Beiträge zu diesem Thema zu finden. Ja und nein. Ich habe bei mir festgestellt, dass es mir viel mehr hilft, wenn ich selbst Miniaufgaben festhalte. Auch wenn diese nur 5 Minuten dauern oder gar weniger. Da ich nämlich anführe, bis wann ich die Aufgabe erledigt haben muss und wann ich die Aufgabe erledigt habe, kann ich zu einem späteren Zeitpunkt alles genau nachvollziehen. Auch wenn es oft nur kleine Aufgaben sind, kommt in Summe einiges zusammen und die Arbeit soll ja auch vom Kunden bezahlt werden. Du hast sicher auch das gleiche Problem wie ich, dass ein Kunde immer ganz genau wissen möchte, warum das ganze nun soviel (aus seiner Sicht gesehen) gekostet hat.

4.Tipp: setze eine Deadline zu deinen Aufgaben

Deadline und Termine sind nicht das gleiche. Bitte nicht verwechseln. Ein Termin gehört in einen Kalender und soll dich zu einem bestimmten Zeitpunkt daran erinnern, das du einen hast. Zum Beispiel, Geburtstag vom Neffen. Hingegen die Planung seiner Geburtsagsfeier gehört wiederum in die To-Do-Liste und hat im Kalender nichts zu suchen. Der Planung kann dann eine Deadline hinterlegt werden, bis wann die fertig sein muss, ansonst findet die Feier ohne dem geplanten Ablauf statt. Es macht absolut nichts aus, wenn sich die Aufgabe einen Tag nach vorne oder nach hinten verschiebt. Es muss nicht immer blind an einem Plan festgehalten werden. Aber es ist nun einmal so, das eine chronologisch angelegte Aufgabenliste einfacher und schneller zu verwalten ist als eine lose.

5.Tipp: keine Termine auf einer To-Do-Liste

Wie bereist erwähnt, Termine haben auf dieser Liste absolut nichts zu suchen. Termine gehören in deinen Kalender! Es gehören nur Aufgaben, die vor bestimmten Terminen erledigt werden müssen rein. Nicht mehr und nicht weniger.

6.Tipp: überschaubar halten

Überschaubar halten, bedeutet nicht, einfach einige Aufgaben nicht aufzulisten. Weil wenn diese nicht aufgelistet sind, brauche ich diese auch nicht zu machen. Natürlich ist das absolut quatsch und ist weder die optimale Lösung noch der Sinn einer To-Do-Liste. Irgendwann müssen diese dennoch erledigt werden, auch wenn sie nicht auf Liste stehen. Nur, was auf der Liste steht, wird wesentlich früher und effektiver umgesetzt werden. Überschaubar bedeutet auch, genügend Freiräume einzuplanen. Körper und Geist benötigen genügend Erholungsphasen um über lange Zeitspannen produktive arbeiten zu können. Wenn bereits 2 Wochen nach einem Urlaub schon wieder der nächste ersehnt wird, ist definitiv was falsch gelaufen.

Gehören Routinen in eine To-Do-Liste?

Meiner Meinung nach nein. Routinen sind Aufgaben, klar. Mehr aber auch nicht. Ich sehe Routinen eher in einer Checkliste. Es sind mehrere einzelne Schritte, die du abarbeiten möchtest. Wenn du alles in eine To-Do-Liste schiebst, wird die Liste Elends lang und was dann passiert kannst du dir sicher vorstellen. Sie funktioniert nicht. Reserviere dir lieber in einem Kalender die Zeit, die du für deine Routinen benötigst.

Mindmap Beispiele für Routinen
Mindmap Beispiele für Routinen

Das Mindmaps Beispiel wurde mit XMind erstellt.

Fazit

Ich muss gestehen, es war für mich eine sehr große Herausforderung das ganze umzukrempeln und mir eine neue Struktur aufzubauen. Im nach hinein betrachtet war es das beste was ich getan habe, um produktiver und mit wieder dem gleich Elan und der gleichen Freude zu arbeiten, wie zu Beginn der Gründung meines Kleinunternehmens. In letzter Zeit ertappe ich mich immer öfter dabei, wie ich Aufgaben direkt in meinen Kalender schreibe. Vermutlich entwickelt sich meine Liste weiter und meine Aufgaben werden zu Terminen.

Für mich hat sich dadurch sehr viel verändert. Ich habe weniger Zeitdruck und daher weniger Stress. Durch die genaue und sinnvolle Planung habe ich genügend Erholungspausen und sollte es einmal wirklich notwendig sein, kann ich jederzeit die eine oder andere Aufgabe dazwischen schieben. Wichtig ist das du dich nicht zu lange, damit beschäftigst an deiner Liste zu arbeiten. Sie soll dir helfen und nicht mehr Arbeit verursachen.

Meiner Meinung funktionieren To-Do-Listen durchaus, aber nur wenn diese auch richtig eingesetzt werden. Bist du nun richtig motiviert gleich loszulegen und dir eine neue To-Do-Liste zu erstellen?

HALT, das wirst du nicht machen! Überlege dir zuerst einmal nur, was du in den nächsten 2–3 Tage machen möchtest. Beschränke dich zuerst einmal auf nur wenige Punkte, ansonst verfällst du sehr schnell wieder in deinen alten Trott, und genau das wollen wir ja nicht, oder?

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